Contacts

Det här är det centrala kontaktregistret. Det är en lista där man ser id, namn, telefonnummer och e-post till alla kontaktpersoner. Man kan också se hur många gånger en kontakt har loggat in och om kontakten är en nyhetsbrevsprenumerant (kryssrutan under NL). Listan kan med tiden bli mycket lång och därför finns filtrering, paginering och sortering.

Contacts

Filter

Filtret i Contacts består av en fri text-ruta, tre menyer och en avdelning med avancerat. Det väljer ut kontakter baserat på en rad kriterier och alla alternativ kan kombineras hur som helst. Man kan t ex filtrera ut alla män med adress i Göteborg som ingår i en grupp och som är nyhetsbrevsprenumeranter. En mängd olika aktiviteter kan sedan appliceras på denna filtrering.

Contacts filter
  • Filter
    Om Extended filter inte är ikryssad (Avancerat) görs filtreringen på förnamn, efternamn och e-post. Om Extended filter är ikryssad inkluderas även adress, postnummer, stad, land, telefon, företag och info i filtreringen.
  • Usertype
    Begränsar till en viss användartyp (roll).
  • Groups
    Begränsar till en grupp.
  • Gender
    Begränsar till ett genus.

Action (Avancerat)

När ett urval gjorts enligt de fyra ovanstående punkterna och man trycker på Execute utförs det valda alternativet vid Action (Avancerat):

  • Show filtered contacts
    Det förinställda alternativet som visar den filtrerade listan. Det är det alternativet som utförs när avancerat inte visas eller ändrats.
  • Add filtered contacts to Newsletter subscribers
    Lägger till de filtrerade kontakterna som nyhetsbrevsprenumeranter. Kryssrutorna under NL kryssas i för alla som ingår i urvalet. 
  • Remove filtered contacts from Newsletter subscribers
    Tar bort de filtrerade kontakternas nyhetsbrevsprenumerationer. Kryssrutorna under NL töms. 
  • Set all contacts that never logged in as Newsletter subscribers
    Sätter alla kontakter som aldrig loggat in till nyhetsbrevsprenumeranter och kryssrutorna fylls i. Oavsett filter.
  • Add all Newsletter subscribers to a new group
    Skapar en ny grupp och lägger in alla kontakter som är nyhetsbrevsprenumeranter i den gruppen. Oavsett filter.
  • Invert all Newsletter subscribers
    Inverterar kryssrutorna för nyhetsbrevsprenumeranterna. Alla som inte var prenumeranter blir det och tvärtom. Oavsett filter.
  • Export filtered contacts to CSV-file
    Exporterar alla filtrerade kontakter till en CSV-fil (Comma Separated Values) som laddas ned. Först får man välja ett av tre format: Outlook, Hotmail eller Live mail för att underlätta eventuell import till dessa program.
  • Upload and import contacts from CSV- or Vcard-file
    Laddar upp och importerar CSV-fil (Comma Separated Values) eller fil i Vcard-format som kan vara exporterad från annat mail-program. Standarden spretar åt lite olika håll här, men WebMan gör sitt bästa för att analysera den uppladdade filen och importera den. Man kan få experimentera lite innan det blir rätt. Oavsett filter.
  • Import contact emails from text
    Ofta stöter man på listor med e-postadresser i formatet "Förnamn1 Efternamn1" <epost1.domän.com>, "Förnamn2 Efternamn2" <epost2@domän.com>, osv, t ex när man ser mail som skickats till flera med hjälp av CC (Carbon Copy). När man väljer det här alternativet och trycker på Execute visas en tom textruta där man kan klistra in text som innehåller en sådan lista. Det finns ingen riktig standard och formaten kan variera, t ex vilken separator eller vilka citattecken som används om några alls. När man klistrar in en sådan text och trycker på Execute gör WebMan sitt bästa för att analysera den och sedan presentera ett långt formulär med förnamn, efternamn och e-postadress på varje rad. Man kan redigera alla dessa värden innan man slutligen importerar dem med ett tryck på Import emails. Om någon av dessa e-postadresser redan finns ignoreras de i importen.
  • Delete filtered contacts (Caution!)
    Det här alternativet tar bort alla filtrerade kontakter utan möjlighet att ångra.

Nya kontakter

Nya kontakter kan skapas på flera sätt. Administratörer kan skapa en genom att trycka på "New contact" under listan med kontakter eller ladda upp och importera kontakter från en CSV- eller Vcard-fil enligt ovan.

Självregistrering

En ny kontakt kan också skapas genom att en besökare registrerar sig själv via Login-sidan. Länken till nyregistrering är medvetet placerad så att den är lite svår att nå. Det är för att undvika för mycket otillbörlig användning som spam och hackerattacker. Gå (som utloggad) till Login-sidan och tryck på länken "Inget/glömt lösenord".

Glömt lösenord

Den här proceduren används normalt för att få ett nytt lösenord till sin e-post. Men under rutan för att få ett nytt lösenord finns en länk: "Inte registrerad?".

Not registered

Tryck på den och fyll i uppgifterna. Man kan som huvudadministratör lägga in restriktioner i form av tillåtna och otillåtna domännamn i svart- och vitlistor i en konfigurationsfil. Om administratören inte konfigurerat några sådana hårdkodade begränsningar eller om de släpps igenom, registreras kontakten. Ett lösenord skickas automatiskt till angiven e-postadress.

New user

En ny kontakt som registreras på det sättet får normalt rollen som "User", användare, och hamnar i en grupp med namnet "User created". Ett mail med alla uppgifter skickas samtidigt till administratören. För att underlätta administration så finns i detta mail även en direkt länk till att redigera den nya kontakten i kontaktregistret.

New user mail

Ny prenumerant

Om det finns en sida med mallen Subscribe kan en användare gå till den och registrera sig som prenumerant på nyhetsbrev. För att hålla det enkelt behöver användaren endast fylla i sin e-postadress. Ett liknande mail skickas då till administratören som via en länk kan kan godkänna eller avvisa användaren.