Projects

Appen Projects används för att arbeta i projekt med uppdrag som kunder vill få utförda. Uppdragen, åtgärderna och tiden det tar att utföra dem kalkyleras och dokumenteras kontinuerligt för att slutligen sammanställas i snygga, överskådliga rapporter som kan ligga till grund för redovisning och fakturering.

Projektdeltagare

I Projects kan man arbeta ensam eller tillsammans i ett Team. För att inkludera fler deltagare i projekten måste man se till att de personer som ska delta finns i kontaktregistret och att de har de roller (användartyper) som krävs. Det gör man i Panel > User > Contacts. De olika användartyperna som kan delta i projekt är:

• Administratör (admin)
  WebMans administratörer har som vanligt tillgång till all information och kan skapa nya projekt, tilldela roller till andra kontakter osv.
• Projektadministratör (projects_admin)
  En projektadministratör har en övergripande kontroll över alla projekt på sidan, ungefär som en vanlig administratör, men bara inom Projects-appen.
• Projektmedlem (project_member)
  Varje projekt har en huvudansvarig projektledare som är en projektmedlem. Andra projektmedlemmar är ansvariga för att uppdragen utförs. Projektledaren kan tilldela uppdrag som ska genomföras till andra projektmedlemmar eller genomföra dem själv.
• Kund (customer)
  Alla projekt har en kund, som är beställaren av uppdragen som ska utföras.

Alla dessa roller kan kombineras, t ex så att en kund kan vara samma person som den ansvarige som utför ett uppdrag.

Projektsidor - delprojekt

En projektsida skapas genom att välja Projects som mall för sidan. Sedan skapar man och lägger till projekten på sidan. Om man har fler projektsidor kan man se projekten på varje sida som en samling delprojekt i ett större sammanhang. Sidorna bildar då den större strukturen och genom att publicera dem för grupper kan man kontrollera access till de olika delarna av det övergripande projektet. Uppdrag kan flyttas mellan olika projekt och sidor.

Projektmenyn

Alla projektsidor visar sidans namn överst, Att göra i bilden nedan. Under namnet finns en intern meny med ljusblå bakgrung, som hanterar allt som har att göra med sidans alla projekt. Till att börja med så är menyalternativen Uppdrag, Rapporter och Status tomma, men allteftersom projekt skapas fylls de på. Tryck på Nytt projekt för att skapa ett.

Nytt projekt

Ett projekt måste ha ett namn och bör ha en koncis beskrivning. De personer som väljs som kund och projektledare för projektet måste vara registrerade i Panel > User > Contacts som användartyperna kund (customer) och projektmedlem (project_member), eller administratörer (admin, projects_admin).

Projektlistan

När ett nytt projekt sparas läggs det till i en lista. Varje rad i listan visar först projektets namn med antal uppdrag inom parentes, kund och projektledare. På höger sida finns fyra ikoner (penna, info, stjärna och pdf). Man kan sortera projektlistan genom att trycka på rubrikerna i tabellhuvudet. I bilden nedan finns det bara ett projekt i listan och det har ännu inga uppdrag. Projektets namn och de fyra ikonerna är länkar till andra sidor i menyn.

• Projektets namn
  Projektets namn är en länk till uppdragen som ingår i projektet. Efter namnet inom parentesen kan man se hur många uppdrag som projektet för närvarande har. Tryck för att se och redigera uppdragen. Samma länk finns i menyn under Uppdrag > [Projektnamn].
• Pennan
  Redigerar projektets namn, beskrivning, kund och projektledare.
• Informationssymbolen
  Visar en sammanställning av projektets aktuella status. Samma länk finns i menyn under Status > [Projektnamn].
• Stjärnan
  Med ett tryck på stjärnan skapar man direkt ett nytt uppdrag i projektet.
• Pdf-symbolen
  Visar rapporter med utförda uppdrag. Samma länk finns i menyn under Rapporter > [Projektnamn].

Alternativ för projekt

I projektmenyns första dropdownmeny, Projekt, finns fyra alternativ:

• Aktiva
  En bock framför detta alternativ talar om att vi arbetar med projekt som ännu inte är avslutade och arkiverade. Välj detta för att visa de aktiva projekten och dölja de arkiverade i projektlistan. I menyerna Uppdrag, Rapporter och Status kan man nu bara välja de aktiva projekten. När man arbetar med aktiva projekt har projektmenyn en ljusblå bakgrund.
• Arkiverat
  En bock framför detta alternativ talar om att vi bara ser och kan arbeta med gamla, arkiverade projekt. Tryck här för att visa de arkiverade projekten och dölja de aktiva i projektlistan. I menyerna Uppdrag, Rapporter och Status kan man nu bara välja de arkiverade projekten. När man arbetar med arkiverade projekt får projektmenyn en ljusgrå bakgrund.
• Alla
  En bock här utökar projektlistan till att omfatta alla projekt på sidan, både aktiva och arkiverade. Arkiverade projekt visas i kursiv stil.
• Summering
  Ett tryck på Summering visar en tabellöversikt över projekten på sidan - aktiva, arkiverade eller alla, beroende på vilka man för tillfället arbetar med. Man kan se en överskådlig tabell över hur många uppdrag varje projekt för närvarande har, hur många av dem som är klara och rapporterade, hur mycket tid de tagit samt hur många timmar av dessa som är betalda.

Arkivera ett projekt

Man kan arkivera och spara en backup på gamla, avslutade projekt. Redigera projektet med pennan i projektlistan och tryck på Arkivera projekt.

Projektet finns kvar, men allt som har med projektet att göra, uppdrag, rapporter osv förflyttas från aktiva projekt till arkiverade projekt. För att ångra arkiveringen redigerar man det arkiverade projektet igen och trycker på Av-arkivera projekt.

Ta bort ett projekt

För att kunna ta bort ett projekt måste det som en säkerhetsåtgärd först vara arkiverat. Välj först att arbeta med arkiverade projekt så att de visas i projektlistan, redigera sedan projektet med pennan och tryck på Ta bort projekt.

Det som händer med projektet:

• Om det finns uppdrag som är markerade som klara så skapas en ny rapport.
• Alla uppdrag som inte är klara tas bort.
• En zip-fil med projektets alla pdf-rapporter sparas som backup i en skyddad mapp på servern.
• Projektet och allt som har att göra med det förutom den nyss skapade backupen tas bort helt och hållet.

Summering

För att få en överblick över det aktuella läget i alla projekt väljer man Projekt > Summering.

En översiktstabell med olika summeringar för projekten visas. Vilka projekt som visas i tabellen beror på vilka projekt man arbetar med - aktiva, arkiverat eller alla.

Inställningar

För att se appens inställningar, gå till:
Panel > Global > Templates > Projects