Projects

Appen Projects används för att hantera olika projekt där kunder, projektledare och deltagare tilldelas olika roller och uppdrag. Uppdragens tidsåtgång kalkyleras och uppdateras allteftersom projekten fortskrider. Alla uppdrag som ska åtgärdas och alla åtgärder som utförts dokumenteras kontinuerligt och resultatet sammanställs sedan uppställt i överskådliga pdf-rapporter för utskrift.

Projektdeltagare

I Projects kan man arbeta ensam eller tillsammans i ett Team. För att inkludera fler deltagare i projekten måste de personer som ska delta finnas i kontaktregistret och ha de roller (användartyper) som krävs. Det ser man till genom att arbeta med kontakterna i Kontrollpanelen -> User -> Contacts. De olika användartyperna som kan delta i projekt är:

• Administratör (admin)
  WebMans administratörer har som vanligt tillgång till all information och kan skapa nya projekt, tilldela roller till andra kontakter osv.
• Kund (customer)
  Varje projekt har en kund, som beställer uppdragen som ska utföras.
• Projektmedlem (project_member)
  En projektmedlem kan antingen vara ansvarig för att olika uppdrag i projekten utförs, eller en projektledare som har huvudansvaret för alla uppdrag i ett projekt. Projektledaren kan tilldela uppdrag som ska genomföras till andra projektmedlemmar eller genomföra dem själv.
• Projektadministratör (projects_admin)
  En projektadministratör har en övergripande kontroll över alla projekt på sidan, lite som en vanlig administratör, men bara inom Projects-appen.

Alla dessa roller kan kombineras, t ex så att en kund kan vara samma person som den ansvarige som utför ett uppdrag.

Projektsidor - delprojekt

En projektsida skapas genom att välja Projects som mall för sidan. Sedan skapar man och lägger till projekten på sidan. Om man har fler projektsidor kan man se projekten på varje sida som en samling delprojekt i ett större sammanhang. Sidorna bildar då den större strukturen och genom att publicera dem för grupper kan man kontrollera access till de olika delarna av det övergripande projektet. Uppdrag kan flyttas mellan olika projekt och sidor.

Projektmenyn

När man arbetar med projektsidor används alltid samma undermeny för allt som har med projekten att göra på den aktuella sidan. Till att börja med så är menyalternativen tomma, men allteftersom projekten skapas fylls de på. Tryck på Nytt projekt för att skapa ett nytt.

Nytt projekt

Ett projekt måste ha ett namn och bör ha en koncis beskrivning. De personer som väljs som kund och projektledare för projektet måste vara registrerade i Kontrollpanel -> User -> Contacts som användartyperna kund (customer) och projektmedlem (project_member), eller administratörer (admin, projects_admin).

Projektlistan

När ett nytt projekt sparas läggs en ny rad med några ikoner till i projektlistan. Tryck på projektets namn för att se och redigera projektets uppdrag, eller på någon av ikonerna på raden för att se och redigera data.

• Projektets namn
  Efter projektnamnet inom parentesen kan man se hur många uppdrag projektet för närvarande har. Med ett tryck på namnet kan man se och redigera dessa.
• Pennan
  Redigerar projektets namn, beskrivning, kund och projektledare.
• Informationssymbolen
  Visar en sammanställning av projektets aktuella status.
• Stjärnan
  Med ett tryck på stjärnan skapar man direkt ett nytt uppdrag i projektet.
• Pdf-symbolen
  Visar rapporter med utförda uppdrag.

Alternativ för projekt

I projektmenyns första dropdown, Projekt, finns fyra alternativ:

• Aktiva
  En bock framför detta alternativ talar om att vi arbetar med projekt som ännu inte är avslutade och arkiverade. Välj detta för att dölja de arkiverade projekten i listan. Uppdrag, Rapporter och Status visar nu bara data från aktiva projekt. När man arbetar med aktiva projekt har projektmenyn en ljusblå bakgrund.
• Arkiverade
  En bock framför detta alternativ talar om att vi bara ser och kan arbeta med gamla, arkiverade projekt i fall vi skulle vilja gå tillbaka och ändra något. Tryck här för att dölja de aktiva projekten i listan. Uppdrag, Rapporter och Status visar nu bara data från arkiverade projekt. När man arbetar med arkiverade projekt har projektmenyn en ljusgrå bakgrund.
• Alla
  En bock här utökar projektlistan till att omfatta alla projekt på sidan, både aktiva och arkiverade.
• Summering
  Ett tryck på Summering visar en tabellöversikt över projekten på sidan (aktiva, arkiverade eller alla) med hur många uppdrag varje projekt för närvarande har, hur många av dem som är klara och rapporterade, hur mycket tid de tagit samt hur många timmar av dessa som är betalda.

Arkivera ett projekt

Man kan arkivera och spara en backup på gamla, avslutade projekt. Det gör man genom att redigera projektet med pennan i listan och trycka på Arkivera projekt.

Projektet finns kvar och man kan arbeta med det som vanligt, men allt som har med projektet att göra, uppdrag, rapporter osv förflyttas från aktiva projekt till arkiverade projekt. För att ångra arkiveringen redigerar man det arkiverade projektet igen och trycker på Av-arkivera projekt.

Ta bort ett projekt

För att kunna ta bort ett projekt måste det som en säkerhetsåtgärd först vara arkiverat. Välj först att arbeta med arkiverade projekt så stt de visas i projektlistan, redigera sedan projektet med pennan och tryck på Ta bort projekt.

Det som händer då är:

• En ny rapport skapas med alla uppdrag som är markerade som klara.
• Alla uppdrag som inte är klara tas bort.
• En zip-fil med projektets alla pdf-rapporter sparas som backup i en skyddad mapp på servern.
• Projektet och allt som har att göra med det tas bort helt och hållet.