Groups

I WebMan kan man skapa grupper av användare. Användarna finns i kontaktregistret och där kan man lägga in vilken användare som helst i vilken grupp som helst. I en del fall läggs användare till automatiskt i en grupp, t ex vid en import av kontakter eller vid en nyregistrering. Grupperna har inget att göra med de ca 20 fasta användartyper (roller), som finns i Panel > User > Contacts.

Varför grupper?

Grupper används till flera saker:

• Begränsa access till vissa sidor, endast till gruppmedlemmar.
• Ge begränsade administratörsrättigheter till vissa sidor.
• Ge medlemmar exklusiv access till produkter eller produktgrupper i shoppen.
• Ge medlemmar möjlighet att "komma ihåg" sin inloggning.
• Befria medlemmarna från moms i shoppen.
• Ge gruppmedlemmar rättigheter att skriva kommentarer på sidor.
• Visa gruppens medlemmar i en lista, t ex medarbetare med deras foto och kontaktuppgifter.

Grupplistan

I grupplistan ser man en översikt över alla grupper. Tryck i tabellens huvud för att sortera.

• Id
  Gruppens id-nummer.
• Name
  Gruppens namn.
• Cnt (Count)
  Hur många medlemmar gruppen för tillfället har.
• Pgs (Pages)
  Hur många sidor som är publicerade för gruppen, där endast gruppmedlemmarna har access.
• Rmb (Remember me)
  Om gruppens medlemmar får "komma ihåg" sina inloggningar och slippa logga in varenda gång. Det kan vara vettigt att begränsa den här funktionen till de användare som verkligen behöver den och som är betrodda. Kryssrutan Kom ihåg mig i inloggningsformuläret visas alltid vid inloggning, men för att den ska ha någon funktion måste den som loggar in vara medlem i en grupp som tillåter det. Detta gäller för alla, även administratörer.
• VATfree
  Om gruppens medlemmar är momsbefriade i shoppen.
• Mode
  Den här inställningen kontrollerar vilka grupper som en användare automatiskt ska kunna ingå i vid en nyregistrering. Det finns tre olika lägen för varje grupp:
• None
  None betyder att man inte kan bli medlem av gruppen automatiskt.
• User
  User betyder att användaren själv kan välja att ingå i gruppen vid en nyregistrering.
• Default
  Default gör det möjligt för admistratörer att välja att nya användare automatiskt ska hamna i gruppen. Det är en inställning för varje webbplats som administarörer kan välja i Panel > Main > Sites > Options.

Ny grupp

Skapa en ny grupp genom att trycka på New group längst ned under grupplistan. Formuläret för ny grupp öppnas.

Fyll i namnet på gruppen och eventuellt kryssrutorna som tillåter att medlemmarna kan slippa logga in och/eller om de är befriade från moms. Välj User selectable om nya användare själva ska kunna välja att ingå i gruppen vid en nyregistrering, eller välj Default selectable om administratören ska kunna välja att nya användare automatiskt ska ingå i gruppen.

Kom ihåg - hur länge?

Om gruppen tillåter det och en medlem av gruppen loggar in och samtidigt kryssar i Remember login vid inloggningen, kommer systemet ihåg inloggningen i 7 dygn (förinställt värde). Om användaren går in på webbplatsen igen innan tiden löpt ut, så förlängs den varje gång med ytterligare 7 dygn. Det förinställda värdet (days_to_remember_login) kan ställas in till valfritt värde i Panel > Main > Sites > Site > Settings.

Redigera grupp

När man redigerar en grupp kan man se fyra listor undertill, först en lista med vilka som är med i gruppen och sedan tre listor med olika befogenheter som gruppen har.

• Members
  Under Members ser man en lista med alla kontakter som är med i gruppen. En kontakt kan vara medlem i flera grupper.
• Pages
  Pages visar en lista med sidor som gruppen har access till, men som andra användare inte har tillgång till. Man kan se vilken mall sidan använder under template. Ett g under publ betyder att sidan är publicerad för grupper, ett h att den är publicerad för grupper och dold i menyn för alla andra. Ett y betyder att sidan är publicerad för alla och ett n att sidan inte är publicerad alls.
• Products
  Om webbplatsen har en Shop och det finns produkter i den kan man begränsa access till en eller flera av WebMans användargrupper. I den här listan kan man se vilka produkter i shoppen som gruppen har tillgång till, se Panel > Apps > Shop > Products > Usergroups.
• Productgroups
  Om webbplatsen har en Shop och det finns produkter i den kan man begränsa access till en produktgrupp. I den här listan kan man se vilka produktgrupper i shoppen som gruppen har tillgång till, se Panel > Apps > Shop > Products > Productgroups.

Alla fyra listor har direktlänkar till att redigera eller ta bort rader i listan. I Members redigerar man kontakter i kontaktregistret eller tar bort kontakten från gruppen. I Pages redigerar man sidans egenskaper eller tar bort gruppbegränsningen för sidan.

Lägg in medlemmar

När en grupp skapats behöver den medlemmar. En grupp utan medlemmar har ingen funktion. På sidan Panel > User > Contacts kan man redigera kontakter en och en och välja vilka grupper de ska tillhöra. Under Advanced på samma sida finns möjlighet att lägga in flera kontakter på en gång. Kontakter läggs även i vissa fall in automatiskt i grupper, t ex vid nyregistrering. En kontakt kan vara medlem i många grupper.

Ta bort grupp

När en grupp tas bort, raderas bara själva gruppen och dess medlemmar, inte medlemmarnas kontaktuppgifter.

Kombinera grupp och användartyp

Med en kombination av grupp och användartyp kan administratörer delegera rättigheter till användare så att de tillåts redigera innehåll på vissa utvalda sidor. En fotograf kan t ex tillåtas att ladda upp bilder på en sida, en redaktör kan tillåtas skriva på en gren av undersidor. En nyhetsredaktör kan tillåtas skriva nyheter på en nyhetssida, och ytterligare en annan nyhetsredaktör på nästa etc.

Begränsa sida till en grupp

För att begränsa access till en sida så lägger man först in personerna som ska ha tillgång till sidan i en grupp. När man sedan redigerar sidans egenskaper så aktiverar man gruppen och slutligen publiceras sidan för grupper (Group). Sidan syns då i menyn, men personer som inte är inloggade som trycker på menyalternativet kommer först till inloggningssidan och slussas därefter vidare till sidan som kontrollerar behörigheten. Om användaren är medlem i gruppen visas sidan, men inloggade personer som inte ingår i gruppen får meddelandet "Ingen access". För att dölja sidan i menyn helt och hållet för användare som inte har access väljer man Group hidden i stället när man redigerar sidans egenskaper.

Tillåta att redigera innehåll

Man kan ge användare rättighet att göra ändringar på en sida. Lägg först in användarna i en grupp. Redigera sedan sidans egenskaper och aktivera gruppen för sidan. Ge sedan användaren även en administratörs-roll, t ex content_admin, calendar_admin eller (APP)_admin, där APP står för appens namn på sidan (beror på sidans mall).

Rätt att kommentera

De grupper som är aktiverade för en sida (i sidans egenskaper) är de som kan läsa/skriva kommentarer om det finns ett kommentarfält på sidan och Commentable är aktiverat för grupper.