Användare och grupper
I WebMan finns fasta roller för användare i systemet, men även dynamiska grupper av användare som kan skapas allt efter behov, t ex för att få tillgång till olika delar av webbplatsernas innehåll. I alla webbplatser har användarna olika roller och kan ingå i vilka grupper som helst.
Användartyper (Roller)
När man inte är inloggad i WebMan räknas man som en vanlig besökare, men så fort man loggat in får man rollen som användare. En administratör kan ge användare flera andra roller, t ex redaktör, översättare eller vilken annan roll som helst, även administratör. Man får då tillgång till systemets olika delar beroende på vilka roller man tilldelats. Det finns 19 olika roller. Administration och redigering kan på så sätt enkelt delegeras.
Grupper
Administratörerna bestämmer vilka grupper som finns och vilka användare som ingår i dem. I ett nyinstallerat system finns ingen grupp alls. Administratörer kan skapa grupper och lägga in användare i dem och det finns också grupper som skapas automatiskt av systemet när olika händelser inträffar, t ex vid import av kontakter från ett mailprogram. Alla användare kan, men behöver inte ingå i någon grupp.
Access
Användare som ingår i olika grupper kan få tillgång till delar av en webbplats som har begränsade behörigheter för andra. Ändra access för en sida genom att redigera sidans egenskaper: Först väljs grupperna som ska ha tillgång till sidan och sedan publiceras sidan för dessa. Du kan välja om sidan ska synas i menysystemet. Sidor som är grupp-publicerade kräver att användaren är inloggad och tillhör rätt grupp.
Sidor för grupper
Man kan använda grupper för att begränsa access till olika webbsidor. När man publicerar en sida för en grupp, har endast medlemmar i den gruppen access till sidan. Men sidor för grupper används till annat också, det beror på vad som finns på sidan, och det beror i sin tur på vilken mall som sidan använder. På en gallerisida kan man t ex tillåta att en grupp användare får ladda upp och publicera bilder och på en nyhetssida/blogg kan en annan grupp få publicera texter. Överallt där det finns kommentarfält används också grupper för att kontrollera vilka som får se eller lämna kommentarer. Det här sättet att delegera roller och behörigheter är mycket finkornigt och man kan ställa in exakt hur man vill ha det.
Exempel 1:
En användare är adminstratör för en webbplats. I en annan webbplats är hon galleriadministratör och medlem i två grupper, en grupp som har tillgång till en gren med undersidor av sidträdet och en annan grupp som tillåts att lägga upp bilder på en gallerisida.
Exempel 2:
En användargrupp har tillgång till en grupp sidor och tillåts att göra bokningar i en gemensam kalender och även ladda upp dokument som de andra medlemmarna i gruppen får tillgång till.
Exempel 3:
En användargrupp har tillgång till ett speciellt urval av produkter i webbshoppen som bara de kan se. En annan är momsbefriad och en tredje får speciella rabatter.